Artikel door Sandra de Koning, professional coach & trainer.
Wat is time management?
De eerste vraag die ik mijzelf gesteld heb toen ik gevraagd werd om een time management training te geven was deze: wat is time management? en misschien nog belangrijker: wat is time management niet?
De twee woorden die altijd opduiken als je zoekt op time management technieken zijn: effectiviteit en efficiëntie. Deze woorden lijken erg op elkaar, maar zijn niet hetzelfde. Effectiviteit gaat over wat je doet en efficiëntie gaat over hoe je het doet.
Het voorbeeld dat ik vaak gebruik: je kunt één keer per week boodschappen doen of je kunt iedere dag boodschappen doen. Eén keer per week is efficiënter, want je bereikt hetzelfde resultaat in minder tijd. Je gebruikt je tijd dus efficiënter.
Efficiënt zijn
De time management technieken die je helpen efficiënter met je tijd om te gaan zijn: plannen, organiseren en agenderen. In de time management literatuur zien we de afgelopen jaren veel boeken verschijnen over hoe je aandacht, focus en concentratie te verbeteren. Deze technieken proberen je te leren hoe om te gaan met (digitale) afleiding, complexiteit en onrust.
Als je je aandacht, focus en concentratie weet te verbeteren, dan word je productiever. Je produceert meer in dezelfde tijd, of hetzelfde in minder tijd. En daarmee word je efficiënter. Het verbeteren van je efficiëntie en productiviteit helpen je om minder stress te voelen.
Effectief zijn
Time management is een belangrijk onderdeel van je persoonlijke effectiviteit. Effectiviteit gaat over wat je wilt, wat belangrijk voor je is en wat voor keuzes je maakt. De time management technieken die je helpen effectiever met je tijd om te gaan zijn: doelen en prioriteiten stellen. En niet te vergeten: reflecteren, want van reflecteren kun je leren.
Ook zien we de laatste jaren in de time management literatuur veel verschijnen over hoe om te gaan met keuzestress, prestatiedruk en hoge verwachtingen. Onderwerpen die veel stress geven in de huidige veeleisende, complexe en instabiele wereld.
Technieken die je hiermee kunnen helpen zijn: less = more, rule of three, purpose – aim – goal. Maar ook de aloude Eisenhower matrix is nog steeds heel effectief bij het stellen van prioriteiten en het maken van keuzes.
Is dat alles?
Je hebt zwel effectiviteit als efficiëntie nodig om beter te worden in je time management. Maar daarmee ben je er meestal nog niet. Je kunt deze technieken allemaal wel weten en toepassen: doelen stellen, een planning maken, je agenda vullen en je prioriteiten weten.
Maar in de praktijk gaat het dan toch anders. Je doet nu eenmaal wat je doet en je bent nu eenmaal wie je bent. Je doet het liefst alleen de dingen die je leuk vindt, of je laat je tóch afleiden, of je bent ergens veel te lang mee bezig omdat het perfect moet zijn. Herkenbaar?
Gedrag veranderen
Als dit herkenbaar voor je is dan is het tijd om aan de derde factor van time management te werken, de wie en waarom factor: wie ben jij en waarom doe jij de dingen die je doet? De time management technieken die je daarvoor nodig hebt zijn: zelfanalyse, zelfinzicht en bewustwording.
Ook hier zien we de laatste jaren veel time management literatuur over verschijnen. Deze boeken bieden veel technieken om tot een duurzame gedragsverandering te komen. En dat is niet gemakkelijk. We zijn nu eenmaal gewoontebeestjes.
Naar mijn bescheiden mening slaan deze boeken soms de plank mis. Er wordt namelijk vaak uitgegaan van een maakbare wereld, met de focus op wilskracht, motivatie en rolmodellen. En dan komen we vanzelf bij wat time management niet is.
Zelf management
Time management is niet je tijd managen. Het is jezelf managen. De tijd is een gegeven, een concept dat door de mens bedacht is. Wat jij daarmee en daarin doet is aan jezelf. Iedere time management training of time management coaching gaat dan ook over jezelf begrijpen, jezelf accepteren en jezelf sturen. En bij dat jezelf sturen zijn de bovengenoemde time management technieken absoluut handig en misschien wel essentieel. 😊
Hard werken voor iets waar we niet om geven heet stress;
Hard werken voor iets waar we van houden heet passie.