Privacyverklaring KLEUR!

1. Bij het eerste contact met een coachklant en/of opdrachtgever worden naam, telefoonnummer en email-adres van de coachklant en/of opdrachtgever opgeslagen in een beveiligde email-map op laptop en in de contactenlijst op smartphone.
2. Voor de opmaak van de offerte worden dezelfde gegevens gebruikt en wordt informatie toegevoegd over het doel van het coachingstraject zoals dit in het intakegesprek is besproken. De offerte wordt opgeslagen in de documentopslag op de laptop. De offerte wordt per e-mail verstuurd naar de opdrachtgever en/of coachklant. De factuur omvat dezelfde gegevens en verwerking als de offerte.
3. Bijlage bij de offerte is de toestemmingsverklaring tussen de opdrachtgever en/of coachklant en KLEUR! met betrekking tot het verwerken van de persoonsgegevens. Tevens worden de coachklant en/of opdrachtgever verwezen naar deze Privacyverklaring.
4. Getekende offertes en toestemmingsverklaringen worden per e-mail ontvangen en opgeslagen in de documentopslag.
5. Back-up van de contactenlijst, e-mailmap en documentopslag vindt plaats op een externe server van de betreffende serviceproviders. Deze serviceproviders voldoen alle aan de AVG privacy richtlijnen en aan de EU-VS Privacy Shield indien deze opslag buiten de EU plaatsvindt.
6. Onderdeel van een coachingstraject is de afname en verstrekking van een gedrags- en drijfverenprofiel. De coachklant verstrekt hiertoe zijn naam, e-mailadres, geslacht (voor de juiste aanspreekvorm), positie/functie, organisatie en IP-adres. Voordat het profiel wordt afgenomen, wordt aan de coachklant expliciet toestemming gevraagd om deze gegevens te mogen gebruiken.
7. TTI Success Insights Benelux (TTI SI) is de verwerker van het gedrags- en drijfverenprofiel. KLEUR! heeft met TTI SI een verwerkingsovereenkomst afgesloten met betrekking tot het verwerken van de persoonsgegevens van de coachklant. Het privacy statement voor respondenten van TTI SI is te vinden op https://online.ttisuccessinsights.nl/privacy-statement/.
8. Het gedrags- en drijfverenprofiel wordt via een beveiligde link beschikbaar gesteld aan KLEUR!. Het profiel wordt opgeslagen in de documentopslag van KLEUR! en per e-mail beschikbaar gesteld aan de coachklant. Na verzending wordt de e-mail verwijderd.
9. Het gedrags- en drijfverenprofiel wordt door KLEUR! niet gedeeld met derden. Verstrekking aan de opdrachtgever vindt alleen plaats na uitdrukkelijke toestemming van de coachklant.
10. Op verzoek van de opdrachtgever kan na afloop van het coachingstraject een eindrapportage in de vorm van een procesverslag worden opgesteld. Dit document wordt altijd eerst per e-mail ter goedkeuring voorgelegd aan de coachklant. Na goedkeuring wordt het document per e-mail verstuurd aan de opdrachtgever. Betreffende e-mails worden na verzending verwijderd. Het goedgekeurde document wordt opgeslagen in de documentopslag.
11. Tijdens het coachtraject vindt door KLEUR! geen digitale gegevensverwerking plaats aangaande de coachklant, uitgezonderd het per e-mail bevestigen van afspraken. Tijdens de coachsessies worden door KLEUR! notities gemaakt in een notitieboek. De notities dienen ter ondersteuning van een effectief verloop van het coachtraject. De coachklant heeft te allen tijde inzicht in de notities die hen betreffen en kan vragen om kopieën en/of verwijdering hiervan. Verwijdering gedurende het coachtraject kan een nadelig effect hebben op de effectiviteit van het coachtraject. Gemaakte notities worden noch aan derden, noch aan de opdrachtgever verstrekt.
12. De persoonsgegevens bij KLEUR! worden bewaard tot 5 jaar na afsluiting van het coachtraject. De maximale bewaartermijn is 7 jaar. Gedrags- en drijfverenprofielen worden maximaal 5 jaar bewaard.
13. De coachklant kan via de website https://gdpr.sisurvey.eu/ te allen tijde de opgeslagen persoonsgegevens en profielen bij TTI SI inzien, opvragen en laten verwijderen.
14. De opdrachtgever en coachklant kunnen hun opgeslagen persoonsgegevens bij KLEUR! te allen tijde inzien, opvragen en laten wissen door een e-mail te sturen naar contact@sandradekoning.nl.
15. Alleen Sandra de Koning, directeur/eigenaar van KLEUR!, heeft toegang tot alle bovenstaande gegevens. Laptop en smartphone zijn te allen tijde beveiligd met sterke wachtwoorden.
16. De privacy verklaringen van de betrokken serviceproviders zijn op te vragen via KLEUR!.
17. Op de website van KLEUR! wordt alleen gebruik gemaakt van functionele cookies m.b.t. een correcte werking van de website.
18. KLEUR! zal zich te allen tijde tot het uiterste inspannen om de privacy van haar coachklanten en opdrachtgevers te waarborgen conform deze verklaring. Indien een coachklant of een opdrachtgever een klacht heeft aangaande zijn of haar gegevensverwerking door KLEUR! kan daarover contact worden opgenomen via contact@sandradekoning.nl.
19. Indien een coachklant of een opdrachtgever een klacht heeft over het functioneren van KLEUR! tijdens de klachtafhandeling kan er een klacht gestuurd worden aan de Stichting Registratie voor professioneel begeleiders (StiR) via info@stir.nu of aan de commissie klachtbehandeling van de Nederlandse Orde van Beroepscoaches (NOBCO ) via https://www.nobco.nl/over-nobco/kwaliteit/klacht-indienen.
20. KLEUR! beschikt over een Protocol Datalekken in geval van calamiteiten die betrekking hebben op persoonsgegevens van coachklanten en/of opdrachtgevers.
21. Deze privacyverklaring is opgesteld in mei 2018 en zal aangepast worden indien nieuwe of veranderde privacywetgeving dit vereist of indien er wijzigingen optreden in de verwerkingswijze van de persoonsgegevens van coachklanten en/of opdrachtgevers.

De laatste update heeft plaatsgevonden in november 2023.